謹防失洩密！機關、單位如(rú)何做好檔案數字化外包服務管理→
編輯：2023-06-16 14:26:09
随着(zhe／zhuó／zhāo／zháo)信息技術的發(fā／fà)展，檔案管理逐步實現由傳統管理模式向信息化管理模式過(guò)渡，數字化檔案資源逐漸占據重要(yào / yāo)地位，而(ér)基于(yú)檔案工作發(fā／fà)展的實際需求，越來越多的機關、單位積極推進檔案數字化建設工作。
當前，機關、單位的檔案數字化工作大多采取第三方服務外包的形式開展，檔案數字化服務外包在工作效率、專業程度上有較好的保障，但在安全保密管理上仍然存在一定的風險隐患，需要(yào / yāo)引起大家(jiā)重視。
究竟什麽是
檔案數字化外包服務呢？
小密來爲你(nǐ)解答
主要(yào / yāo)是指檔案管理部門爲了順應檔案信息化建設形勢要(yào / yāo)求，由專業檔案服務公司承擔檔案數字化業務，利用(yòng)自(zì)身的數字掃描存儲、多媒體、計算機等技術，對(duì)傳統檔案資源進行(háng / xíng)掃描、加工與處理的一種檔案業務處理模式。
檔案數字化外包服務
存在哪些風險隐患呢？
小密帶你(nǐ)來看~
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檔案數字化工作主要(yào / yāo)是将傳統載體的檔案進行(háng / xíng)掃描形成數字資源，從實際情況來看，機關、單位檔案數字化工作主要(yào / yāo)以紙質檔案爲主，實體檔案管理安全風險主要(yào / yāo)存在以下(xià)幾個方面：
檔案機構進行(háng / xíng)數字化的檔案多爲長期累積的“曆史”檔案，年(nián)代久遠，部分檔案紙張本身就(jiù)已經脆化，在數字化過(guò)程中容易遭到損害。
檔案掃描需履行(háng / xíng)規範的出庫、入庫手續，需要(yào / yāo)認真核對(duì)檔案的數量，但仍存在因數量核對(duì)不準造成的檔案排列順序錯亂、檔案丢失的情況。
掃描過(guò)程中需要(yào / yāo)對(duì)成卷的案卷進行(háng / xíng)拆分，單個案卷掃描完成後(hòu)還需對(duì)案卷進行(háng / xíng)重新安裝，這一過(guò)程中可(kě)能(néng)存在順序錯亂、單頁遺失等情況，難以保證檔案的完整性。
檔案信息洩露是開展檔案數字化建設需要(yào / yāo)重點關注的風險之一，檔案信息洩密風險主要(yào / yāo)體現爲幾個方面：
一方面，檔案在數字化掃描過(guò)程中，信息能(néng)夠被非本單位檔案管理人員獲取，存在因人員保密意識不強造成的信息洩露。
另一方面，将紙質檔案轉換爲圖像信息再轉換爲數字信息，可(kě)能(néng)存在信息失真的情況，與紙質檔案相比，檔案數據信息存在易更改性、可(kě)拷貝、可(kě)遷移，且不留痕迹、難以辨别真假，檔案數據信息的這些特點也增加了洩密風險。
此外，數字化管理階段，檔案數據容易遭受黑客、病毒攻擊，一旦檔案管理系統遭受損害，檔案數據就(jiù)面臨洩密威脅。因此，強化檔案信息安全管理十(shí)分必要(yào / yāo)。
信息技術的不對(duì)稱性導緻質量評估難題。檔案信息數字化是一項專業性較強的業務，外包之後(hòu)數字化的質量由外包公司自(zì)我控制，檔案部門目前主要(yào / yāo)集中在驗收階段對(duì)質量進行(háng / xíng)集中檢查。
但是檔案部門在人員不足，技術不專，數據量又較大的情況下(xià)，不可(kě)能(néng)對(duì)已數字化的檔案信息進行(háng / xíng)一一校對(duì)，隻能(néng)抽檢，這就(jiù)很難對(duì)外包的質量進行(háng / xíng)詳細、嚴格的驗收。
從另一個層面來講，即使檔案部門配備足夠的人員進行(háng / xíng)驗收，由于(yú)雙方所(suǒ)處地位不同而(ér)帶來的專業技能(néng)與信息的不對(duì)稱，同樣也有可(kě)能(néng)會(huì)造成數字化業務的質量打折扣。
檔案管理部門構建的制度體系主要(yào / yāo)涉及檔案的保密制度、檔案數字化操作流程、檔案數字化的技術指标、突發(fā／fà)事(shì)件的應急處理、檔案信息洩露的懲罰機制等等。對(duì)數字化各個細節作出明确要(yào / yāo)求以增強實踐的可(kě)操作性，減少檔案的安全風險。
檔案管理部門要(yào / yāo)建立檔案數字化外包服務中的信息安全保密制度，與外包服務公司簽訂保密協議，在檔案數字化外包服務完成以後(hòu)，确保所(suǒ)有的檔案信息存儲設備和處理設備都作安全技術處理，檔案數字化外包服務公司和人員不得(dé / de / děi)私自(zì)保留任何檔案信息資料，使檔案數字資源安全得(dé / de / děi)到有效保障。
檔案管理部門應強化對(duì)數字化加工現場的管理，安裝視頻監控系統及防火、防水設備；配備門禁系統，禁止無關人員進入加工場所(suǒ)；配備專業的檔案櫃，用(yòng)于(yú)檔案的臨時存放；采用(yòng)技術手段，對(duì)USB等外接接口實施禁用(yòng)；操作人員的手機、相機、U盤等設備不準帶入加工場所(suǒ)；涉及檔案交接的環節均由專人負責辦理交接手續；對(duì)檔案數字化成果交接過(guò)程進行(háng / xíng)嚴格監督。
檔案管理部門在檔案外包過(guò)程中應與外包公司簽訂完善的業務合同，主要(yào / yāo)包括外包模式、工作内容、質量要(yào / yāo)求、人員培訓、服務報酬、責任劃定、知識産權歸屬、違約後(hòu)果、驗收标準、保密協定、後(hòu)續服務等。
當出現問題時，外包公司需提供技術支持服務和維護服務等，全方位響應需求，由此加強對(duì)後(hòu)續過(guò)程中的風險控制。
文章來源：成華密語
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