檔案數字化節約了保管費用(yòng)，節省了占地空間，而(ér)且查閱起來極爲方便迅速，從而(ér)避免了反複印制資料而(ér)造成的紙張和人員的浪費。

數字化檔案管理使資料能(néng)及時歸檔，并盡快提供利用(yòng)。數字化檔案管理使查詢資料變得(dé / de / děi)非常簡單，真正讓辦公人員做到足不出戶便可(kě)知曉天(tiān)下(xià)大事(shì)。

由于(yú)信息的超時空流動，數字化檔案事(shì)實上成爲"無牆界檔案"，檔案庫也從文件實體的保管基本變成了提供利用(yòng)方便的信息控制中心。

将紙制檔案轉變爲數字化電子檔案後(hòu)，檔案的使用(yòng)更加安全。尤其(qí)對(duì)曆史久遠的檔案材料，數字化處理後(hòu)無疑是對(duì)其(qí)更好的保護，另外，通過(guò)檔案的數字化處理後(hòu)，防止了部分檔案篡改的行(háng / xíng)爲。

在傳統檔案管理的理念影響下(xià)，部分工作人員對(duì)電子檔案的特性了解不深，也未按要(yào / yāo)求對(duì)相關人員進行(háng / xíng)保密教育和提醒，導緻部分工作人員錯誤地認爲電子版檔案資料可(kě)以随便複制，便“監守自(zì)盜”，小則損害個人信息安全，大則危害國家(jiā)安全。

數字化檔案依托于(yú)網絡建立，通過(guò)現代化信息手段把檔案載體與檔案的信息分離開來，通過(guò)網絡整合關鍵信息共聯，這樣信息的深度和廣度得(dé / de / děi)到了加強，同時也給檔案管理的安全帶來了挑戰。

由于(yú)電子檔案管理系統對(duì)使用(yòng)者的識别主要(yào / yāo)是通過(guò)用(yòng)戶密碼和用(yòng)戶名，以及用(yòng)戶密鑰來識别，一旦出現密碼洩露或者丢失，網絡管理系統不能(néng)做到人員識别，就(jiù)會(huì)對(duì)檔案資料的安全産生(shēng)極大影響和威脅。